כולם שמעו על BI, כולם רוצים BI, כולם מבינים שהשימוש במערכות BI יכול לשדרג את היכולות העסקיות שלהם – וכך הפך (ובצדק, למען האמת) תחום ה-BI לדבר הכי חם בעולם העסקי.
אבל האם תחום זה אכן מתאים לכל עסק?
האם גם לכם כדאי להיפטר מטבלאות האקסל הוותיקות ולהטמיע במערכות הארגוניות שלכם תוכנת BI? הנה כמה שאלות שיעשו לכם סדר בדברים.
ראשית – מה זה בכלל BI?
עולם ה-BI (Business Intelligence, או בעברית: בינה עסקית) משלב שני תחומים שכל עסק נדרש להם: מידע וטכנולוגיה. למעשה, הטכנולוגיה נרתמת לטובת הארגון ומאפשרת לו לאסוף את כל המידע שברשותו, לרכז אותו במקום אחד, לנתח אותו – ולהפיק ממנו תובנות חשובות ואף תחזיות להמשך.
הבינה העסקית מתכתבת עם מציאות ה-Big Data: אנו חיים בעידן של ריבוי מידע, מרבית העסקים מתמודדים עם כמות עצומה של נתונים, וללא כלים טכנולוגיים ייעודיים הם מתקשים לעשות בו שימוש – מה שהופך את המידע לחסר ערך ולא תורם להתפתחות העסקית. נשמע חשוב והכרחי, לא? אך לפני שגם אתם נכנסים לפרויקט BI, הנה כמה שאלות שכדאי לשאול את עצמכם:
סמנכ"ל הכספים שלכם בעניינים? ראשית, הרגיעו את סמנכ"ל הכספים שלכם: השאלה הזו לא נועדה לבחון אותו, את מידת הערנות שלו ואת איכות עבודתו – כי אם את מנגנוני העברת המידע אצלכם בארגון.
האם כשאתם יושבים בישיבת הנהלה, סמנכ"ל הכספים מכיר את הנתונים שהפיק סמנכ"ל ה-HR (ולהפך)? האם המידע המתקבל במחלקה אחת משותף גם במחלקות אחרות? אם התשובה לכך שלילית, המשמעות היא שמידע ארגוני חשוב הולך לאיבוד – ומערכת בינה עסקית יכולה לסייע.
מכולת או בית חולים? בהמשך ישיר לשאלה הקודמת: האם בכלל יש לכם סמנכ"ל HR? או במילים אחרות: האם אתם מנהלים מכולת, בית חולים, משרד עורכי דין קטן או רשת בתי ספר? בית חולים, לדוגמה, צובר מדי יום אין-ספור נתונים ממגוון מקורות: כמות מאושפזים, שיעור ההדבקה מזיהומים, מנות אוכל שחולקו לחולים (או שלא נאכלו) ועוד. ללא מערכת 'חכמה' שתדע לאסוף את כל הנתונים, לסנכרן אותם ולהפיק מהם תמונת מצב ברורה – המידע הזה לא יבוא לידי ביטוי בתהליכי קבלת ההחלטות של הדרג המנהל.
לעומת זאת, בעל מכולת או עורך דין עצמאי מתמודדים עם כמות קטנה יותר של נתונים. המידע העסקי שלהם מגיע בדרך כלל ישירות אליהם, ולכן הם יכולים לנהל אותו בצורה מקומית, כגון בטבלת אקסל פשוטה. אמנם מערכת בינה עסקית הייתה יכולה לשמש גם אותם – אך בשיקולי עלות-תועלת, ההשקעה הכספית הכרוכה בתוכנה שכזו גבוהה מהתועלת שתופק.
מהי ההוצאה הכי קריטית ביחס להכנסה בארגון שלכם? אם בכל רגע נתון אתם יודעים את התשובה לכך, אתם במצב טוב – ונראה שאתם שולטים במה שקורה אצלכם בעסק. אך המציאות מלמדת שמרבית המנהלים פועלים על פי תחושה ואינם מכירים את הנתון הזה – אף על פי שזהו אחד הנתונים החשובים ביותר. אם לא הצלחתם לשלוף את התשובה הנכונה, זה הזמן לשקול הכנסת מערכת BI.
האם אתם בוהים במסך הדוחות יותר מחמש שניות? יש היום לא מעט כלים שיכולים להפיק עבורכם פלט של נתונים. גם תוכנת האקסל הישנה והטובה, אגב, מכילה בתוכה פיצ'רים להפקת דוחות, גרפים, 'עוגות נתונים' וכיו"ב (מרבית האנשים אינם מכירים את התכונות המתקדמות של האקסל, אך זו כבר בעיה אחרת…).
שאלת מיליון הדולר היא לא האם על המסך מופיעים גרפים, אלא האם אתם יכולים להבין אותם – ובמהירות. אם אתם זקוקים ליותר מחמש שניות כדי להבין מה אתם רואים, ככל הנראה הכלים שברשותכם אינם יעילים דיים. זמנו של מנהל בכלל, ומנכ"ל בפרט, הוא המשאב הכי יקר שלו – ואם זו המציאות שלכם, מערכת BI עשויה לחולל אצלכם שינוי של ממש.
כמה אנשים עמלים על הדוחות שלכם? השאלה הזו מופנית למתקדמים שבחבורה – למנכ"לים המשקיענים שכבר ביומם הראשון בתפקיד וידאו שיש מספיק אנליסטים שאוספים את הנתונים ומפיקים מהם דוחות ותובנות. שאלו את עצמכם: כמה אנשים מועסקים כדי לחולל את הדוחות הללו? כמה זמן עבודה מוקצה כדי לבחון את המידע המצטבר ולבצע אנליזות (שחלקן, אגב, חוזרות על עצמן)?
כיום כבר יש לא מעט ארגונים שמקפידים על קיומם של תהליכי בינה עסקית וניתוח מידע, אך חלקם עדיין עושים זאת בצורה ידנית. השאלה, בסופו של יום, מסתכמת בכסף: האם בעידן הנוכחי, כשמערכות ה-BI משתלבות בזירה העסקית כדבר שבשגרה, יותר נכון להחזיק אנליסטים שזה יהיה תפקידם – או להקצות את המשאבים למערכת מתקדמת שתעשה זאת בצורה אוטומטית ומהירה.
לסיכום, ניתן לראות שההחלטה על כניסה לפרויקט BI, שבסיומו תוטמע בארגון שלכם מערכת BI ותספק לכם את התובנות הנדרשות, מושפעת מקשת רחבה של שיקולים – וביניהם גודל הארגון, אופי הפעילות שלו, הצורך בשליטה בנתונים, העלות מול התועלת ועוד. ייתכן שמהמענה על השאלות תבינו כי סוג העסק שלכם אינו זקוק למערכת BI, אך אם הגיע הזמן לעבור שלב – אנחנו כאן בשבילכם.
